Von der Testfactory zum QS-Coaching

Ein 300-Seiten-Testhandbuch, das niemand liest, aber alle einhalten sollen – ein klassisches Dilemma in großen Organisationen. Die zentrale Test-Einheit der Bundesagentur für Arbeit hat in zehn Jahren den Weg vom Kontrolleur zum Coach geschafft und dabei ihre gesamte Arbeitsweise auf den Kopf gestellt. Der Schlüssel: Eine Community of Practice, in der die Teams selbst definieren, welche Testleitplanken sie wirklich brauchen – nicht was die Qualitätssicherung ihnen vorschreibt. Das Ergebnis ist schlanker, wird tatsächlich genutzt und zeigt, dass auch in behördennahen Strukturen agile Qualitätssicherung funktionieren kann.

Podcast Episode: Von der Testfactory zum QS-Coaching

In dieser Episode spreche ich mit Stefan und Christian vom IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit über ihren bemerkenswerten Wandel. Sie erzählen von der Transformation ihrer zentralen Testabteilung in ein agiles QS-Coaching-Angebot für Projekte. Die Testfactory hat sich von einer kontrollierenden Funktion zu einem beratenden Partner entwickelt, der aktiv in Projektphasen integriert ist. Es wird deutlich, wie wichtig der Austausch zwischen Testern und Entwicklern ist, um Qualität von Anfang an sicherzustellen. Ihr Ansatz, Feedback von den Nutzern zu integrieren, zeigt, dass technische Prozesse lebendig und anpassungsfähig sein müssen.

“Wir müssen uns da irgendwie öffnen, haben geguckt, dass wir aus jedem Bereich vom IT-Systemhaus Leute gewinnen können für eine Community of Practice.” - Stefan Brehovsky, Christian Ulrich

Stephan Brehovsky studierte Werkstoffwissenschaften an der FAU Erlangen-Nürnberg und arbeitet seit 25 Jahren in der Softwareentwicklung und im Test. Seit 2009 ist er Mitarbeiter des IT-Systemhauses der Bundesagentur für Arbeit (BA). Als IT-Architekt ist er mit seinem Team für die Beratung und Unterstützung der Projekte und Verfahren im IT-Systemhaus hinsichtlich des Testprozesses zuständig.

Christian Ulrich hat Wirtschaftsinformatik an der TH-Nürnberg studiert. Er ist seit 2008 im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit in der Qualitätssicherung unterwegs. Seit 2016 coacht er auch agile Projekte hinsichtlich Qualitätssicherung. Darüber hinaus gestaltet er Workshops wie z.B. Testmethoden, risikoorientierte Tests oder explorative Tests und führt diese inhouse durch. Weiterhin leitet er eine CoP zur Weiterentwicklung der BA-Teststrategie.

Highlights der Episode

• Testhandbücher mit 300 Seiten werden nicht gelesen – Community of Practice macht sie nutzbar.
• Vom Kontrolleur zum Coach: Freiwillige Reviews funktionieren besser als Pflicht-Freigaben mit Haken.
• Testquadranten statt Teststufen: Entwicklungs- und Fachtests gemeinsam im Testkonzept verankern.
• Shift Left scheitert oft daran, dass Entwickler und Tester zu wenig miteinander sprechen.
• Regulatorische Vorgaben bleiben – aber transparente Begründung schafft Akzeptanz statt Widerstand.

Transformation zum QS-Coaching

Einführung

“Von der Testfactory zum QS-Coaching” ist ein Thema, das die Transformation der Qualitätssicherung im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit beleuchtet. Die Entwicklung von klassischen Testansätzen hin zu einem beratenden QS-Partner in Projekten steht im Fokus dieser Veränderung. In großen Organisationen und Behörden wie der Bundesagentur für Arbeit spielt Qualitätssicherung eine entscheidende Rolle, um effektive und zuverlässige IT-Lösungen zu gewährleisten.

Die Testfactory vor zehn Jahren: Eine zentrale Testabteilung mit klassischen Ansätzen

Vor einem Jahrzehnt war die Testfactory eine zentrale Abteilung innerhalb der Organisation, die klassische Ansätze in Bezug auf Qualitätssicherung verfolgte. Hier sind einige wichtige Aspekte dieser Phase:

• Die ursprüngliche Rolle als zentrale Testfactory mit Kontrollfunktion: Die Testfactory fungierte damals hauptsächlich als Kontrollinstanz, die über die Qualitätssicherung wachte und Entscheidungen traf.
• Das umfangreiche Testhandbuch in Word-Format als Leitfaden: Ein umfangreiches Testmanual im Word-Format diente als Leitfaden für die Qualitätssicherungsaktivitäten. Dieses Handbuch enthielt wahrscheinlich detaillierte Prozesse, Richtlinien und Vorschriften, die von den Teams befolgt werden mussten.
• Die Wahrnehmung der Abteilung als “Aufsichtsbehörde” und deren Herausforderungen: Die Testfactory wurde möglicherweise von den Teams als autoritäre Instanz wahrgenommen, die über ihre Arbeit wachte und Anweisungen gab. Diese Rolle könnte zu Konflikten oder Widerstand geführt haben.
• Die fehlende Akzeptanz und geringe praktische Nutzung des Testmanuals: Trotz des umfangreichen Testhandbuchs bestand möglicherweise eine geringe Akzeptanz und eine praktische Anwendbarkeit in den Projekten. Teams könnten das Manual vernachlässigt haben oder Schwierigkeiten gehabt haben, es effektiv umzusetzen.

Diese Phase markiert den Anfangspunkt der Transformation von einer starren Testfactory zu einem flexibleren QS-Coaching-Ansatz. Durch die Reflexion über diese Vergangenheit können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, wie sich die Qualitätssicherung in großen Organisationen entwickelt hat. In dieser Zeit war ein Testmanager in agilen Projekten jedoch noch nicht weit verbreitet, was die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Qualitätssicherungsprozesse weiter einschränkte.

Der Wandel durch Agilität: Einführung neuer Arbeitsweisen im IT-Systemhaus seit 2014

Die agile Transformation im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit markierte ab 2014 einen entscheidenden Wendepunkt in der Qualitätssicherung. Vorher lag der Fokus auf starren Kontrollmechanismen und umfangreichen Dokumentationen, die weder zeitgemäß noch praxistauglich waren. Mit der Einführung agiler Methoden wurde ein Paradigmenwechsel eingeleitet, der nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch die Rolle der QS-Abteilung grundlegend veränderte.

Gründung einer Community of Practice (CoP)

Ein zentraler Baustein dieser Transformation war die Gründung einer Community of Practice (CoP). Diese Gemeinschaft aus freiwilligen Mitgliedern verschiedener Bereiche des IT-Systemhauses dient als Plattform, um Erfahrungen auszutauschen, Probleme zu benennen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Die CoP fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass das Wissen über Qualitätssicherung breit verteilt und gemeinsam weiterentwickelt wird.

Überarbeitung des Testhandbuchs

Das ehemals umfangreiche Testhandbuch wurde dabei stark verkleinert und vereinfacht. Statt eines unübersichtlichen Word-Dokuments wird heute eine schlanke Version auf der Confluence-Plattform gepflegt. Dort sind die Inhalte leichter zugänglich und können dynamisch angepasst werden – ein großer Fortschritt gegenüber dem früheren “dicken Schinken”. Nur gesetzlich vorgeschriebene Mindestanforderungen bleiben verbindlich erhalten, während viele Details flexibler gestaltet wurden.

Einführung der Testquadranten

Ein weiterer wesentlicher Fortschritt ist die Einführung der Testquadranten als modernes Konzept zur Strukturierung von Tests. Dieses Modell teilt Tests in verschiedene Kategorien ein:

• Entwicklungstests (unit tests, component tests)
• Integrationstests
• Systemtests
• Akzeptanztests

Durch diese klare Kategorisierung wird die Qualitätssicherung ganzheitlicher und deckt alle Phasen des Entwicklungszyklus ab. Dies erleichtert es den Teams, geeignete Teststrategien zu entwickeln und umzusetzen. In diesem Zusammenhang spielt das Software-Testen eine entscheidende Rolle, da es durch KI und agile Transformation geprägt wird.

Auswirkungen auf die QS-Abteilung

Agilität steht nicht nur für schnellere Prozesse, sondern auch für mehr Zusammenarbeit und gemeinsames Lernen. Die Community of Practice sowie das neue Testkonzept mit den Testquadranten sind sichtbare Ergebnisse dieses kulturellen Wandels hin zu mehr Offenheit und Serviceorientierung in der QS-Abteilung des IT-Systemhauses.

Die neue Rolle der QS-Abteilung: Vom Kontrollmechanismus zum Coaching-Partner

Die QS-Abteilung hat sich von einem reinen Kontrollmechanismus zu einem Coaching-Partner für Projekte entwickelt. Hier sind einige wichtige Punkte zu dieser Entwicklung:

1. Übergang zu einer beratenden und unterstützenden Funktion

Statt nur zu kontrollieren, bietet die QS-Abteilung nun proaktiv Beratung und Unterstützung an.

2. Frühzeitige Kontaktaufnahme zu Projekten

Durch frühzeitige Einbindung in Projekte können Testkonzepte besser unterstützt und die Auswahl von Dienstleistern begleitet werden.

3. Keine direkte Einbindung in Projektteams aufgrund begrenzter Kapazitäten

Aufgrund begrenzter Ressourcen liegt der Fokus auf dem Servicegedanken, um den Projekten bestmöglich zur Seite zu stehen.

Diese Veränderung hin zur Coaching-Rolle zeigt eine Verschiebung von reinem Testen hin zur aktiven Gestaltung von Qualitätssicherungsprozessen in den Projekten. Diese Coaching-Rolle erfordert jedoch auch eine gewisse Agilität und Anpassungsfähigkeit, um die Teams und Führungskräfte effektiv zu unterstützen.

Entwicklungstests und Shift Left Ansatz: Integration neuer Konzepte in die Qualitätssicherung

Die Integration von Entwicklungstests und der Shift-Left-Ansatz spielen eine entscheidende Rolle bei der Weiterentwicklung der Qualitätssicherung in großen Organisationen wie dem IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit. Hier sind einige wichtige Aspekte zu beachten:

1. Berücksichtigung von Entwicklungstests

Innerhalb der Testquadranten im Testkonzept werden jetzt verstärkt Entwicklungstests integriert. Dies bedeutet, dass bereits in einer frühen Phase des Entwicklungsprozesses Tests durchgeführt werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Diese Entwicklungstests sind ein wesentlicher Bestandteil des agilen Softwaretests, der nicht nur die Qualität steigert, sondern auch die Rollen im Team verändert.

2. Ziel eines frühzeitigen Qualitätsmanagements (“Shift Left”)

Der Shift-Left-Ansatz zielt darauf ab, das Qualitätsmanagement so früh wie möglich im Entwicklungszyklus zu implementieren. Durch eine frühzeitige Fehlererkennung und -behebung können Kosten gesenkt und die Gesamtqualität des Produkts verbessert werden.

Diese neuen Konzepte tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität der Qualitätssicherung zu steigern und stellen sicher, dass potenzielle Probleme bereits in einem sehr frühen Stadium erkannt und behoben werden können. Die Integration von Entwicklungstests und der Shift-Left-Ansatz unterstützen somit die kontinuierliche Verbesserung der Testprozesse und tragen maßgeblich zur Steigerung der Produktqualität bei.

Herausforderungen bei der Transformation: Akzeptanzprobleme und gesetzliche Anforderungen

Im Prozess der Transformation von der Testfactory zum QS-Coaching können verschiedene Herausforderungen auftreten, die es zu bewältigen gilt:

• Umgang mit gesetzlichen Vorgaben trotz Agilisierung und schlankerem Vorgehen: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und regulatorischer Anforderungen stellt oft eine Hürde dar, besonders in einem agilen Umfeld. Es ist wichtig sicherzustellen, dass trotz der Umstellung auf agile Arbeitsweisen die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Dies erfordert eine sorgfältige Abstimmung und Anpassung der Prozesse, um den rechtlichen Rahmen zu berücksichtigen.
• Überwindung der anfänglichen Skepsis gegenüber Veränderungen durch offene Kommunikation: Bei jeder Transformation stoßen Teams auf Widerstand und Skepsis gegenüber Veränderungen. Es ist entscheidend, eine offene Kommunikation zu pflegen und die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Durch transparente Informationen, Schulungen und Workshops können Bedenken zerstreut und die Akzeptanz für Veränderungen gesteigert werden.

Durch einen proaktiven Umgang mit diesen Herausforderungen können Organisationen erfolgreich ihre Qualitätssicherungsabteilungen transformieren und den Übergang von starren Testfabriken zu flexiblen QS-Coaching-Partnern vollziehen.

Erfolge aus Projekten: Verbesserte Zusammenarbeit und Coaching-Effektivität

Die Transformation von der klassischen Testfactory hin zum QS-Coaching hat die Zusammenarbeit mit den Projektteams nachhaltig verbessert. Statt als kontrollierende Instanz aufzutreten, agiert die QS-Abteilung heute als beratender Partner, was zu einem offeneren und produktiveren Austausch führt.

Wichtige Aspekte dieser Entwicklung:

• Kooperation auf Augenhöhe: Die QS-Abteilung ist nicht mehr die “Aufsichtsbehörde”, sondern ein unterstützender Dienstleister. Dieser Rollenwechsel ermöglicht es den Projektteams, frühzeitig Unterstützung bei der Erstellung von Testkonzepten und der Auswahl von Dienstleistern zu erhalten.
• Flexible Unterstützung statt starre Kontrolle: Anstelle von verpflichtenden Prüfungen und starren Vorgaben bietet das QS-Coaching maßgeschneiderte Hilfestellungen an. Diese Flexibilität wird von den Teams positiv aufgenommen und fördert die Akzeptanz der Qualitätssicherungsmaßnahmen.
• Effektivere Kommunikation: Die Einführung einer Community of Practice (CoP) schafft einen kontinuierlichen Dialog zwischen QS-Verantwortlichen und Projektmitgliedern. Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung der Testleitfäden ein, wodurch diese praxisnaher und leichter anwendbar werden.
• Nachhaltigkeit durch Coaching: Die Rolle des Coaches unterstützt nicht nur die Einhaltung von Qualitätsstandards, sondern fördert auch das eigenverantwortliche Qualitätsdenken in den Teams. Dadurch wird Qualitätssicherung nicht als Fremdsteuerung empfunden, sondern als integraler Bestandteil der Projektarbeit.

Diese Erfolge zeigen beispielhaft, wie sich eine ehemals zentralisierte Testfactory in ein modernes, agiles QS-Coaching verwandeln lässt – mit klaren Vorteilen für alle Beteiligten und einer spürbaren Verbesserung der Zusammenarbeit.

Ausblick auf die Zukunft: Weitere Potenziale für die Qualitätssicherung im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit

Die kontinuierliche Verbesserung der Qualitätssicherung (QS) bleibt eine zentrale Herausforderung im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit. Ein bedeutendes Entwicklungspotenzial sieht das Team in der verstärkten Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs- und Testerteams. Die bisherige Trennung dieser Bereiche soll zugunsten eines integrativeren Ansatzes überwunden werden.

Folgende Aspekte stehen dabei im Fokus:

• Intensivierung des Austauschs zwischen Entwicklern und Testern
• Die unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen sollen gezielter zusammengeführt werden, um Synergien zu schaffen. Ziel ist es, dass Entwickler nicht nur ihre eigenen Tests (z.B. Unit-Tests) durchführen, sondern auch aktiv am QS-Prozess teilnehmen und Tester frühzeitig in den Entwicklungsprozess eingebunden werden.
• Vision einer integrativen QS-Landschaft
• In großen Behördenumgebungen mit komplexen Strukturen soll ein ganzheitliches Qualitätsverständnis etabliert werden, das sowohl klassische Testverfahren als auch moderne agile Methoden berücksichtigt. Dabei wird die QS als gemeinschaftliche Verantwortung aller Beteiligten verstanden. Besonders die agile Entwicklung, die grundlegend die Testmethoden verändert, spielt hierbei eine entscheidende Rolle.
• Digitalisierung der QS-Prozesse
• Die Nutzung digitaler Werkzeuge zur Dokumentation, Koordination und Nachverfolgung von Tests gewinnt an Bedeutung. Plattformen wie Confluence bilden bereits heute die Grundlage für schlankere und flexiblere Testmanuale. Künftig sollen weitere Automatisierungen und digitale Lösungen integriert werden, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen.

Diese Entwicklungen zielen darauf ab, die Qualitätssicherung nachhaltig zu stärken und an die dynamischen Anforderungen großer IT-Projekte anzupassen. Das IT-Systemhaus setzt damit Impulse für eine zukunftsfähige QS-Kultur in behördlichen Kontexten.

Fazit: Von der starren Testfactory zum agilen QS-Coaching-Team - Ein Erfolgsmodell für andere Organisationen?

Die Transformation vom klassischen Testfactory-Modell hin zu einem agilen QS-Coaching-Team bei der Bundesagentur für Arbeit zeigt eindrucksvoll, wie Change Management in großen, regulierten Organisationen erfolgreich gestaltet werden kann.

Wichtige Erkenntnisse aus diesem Transformationsprozess:

• Agile Prinzipien als Schlüssel: Die Integration agiler Methoden hat nicht nur die Arbeitsweise verändert, sondern auch die Akzeptanz und Zusammenarbeit verbessert. Anstelle einer kontrollierenden “Aufsichtsbehörde” steht heute eine beratende, unterstützende Rolle im Fokus.
• Flexibilität und Serviceorientierung: Das QS-Team versteht sich als Partner der Projektteams, der frühzeitig unterstützt und gemeinsam Lösungen erarbeitet. Dies fördert eine offene Kommunikation und reduziert Widerstände gegenüber Qualitätsanforderungen.
• Balance zwischen Regulierung und Agilität: Auch in einem streng regulierten Umfeld ist es möglich, schlanke Prozesse zu etablieren, die gesetzliche Vorgaben erfüllen und gleichzeitig Raum für Innovation schaffen.

Organisationen aus anderen Behörden oder Großunternehmen können aus diesem Beispiel lernen und ähnliche Ansätze verfolgen. Der Weg von der Testfactory zum QS-Coaching eröffnet Chancen für eine moderne, effektive Qualitätssicherung, die sowohl den Anforderungen großer Institutionen gerecht wird als auch die Mitarbeiter motiviert und einbindet.

Der Transformationserfolg verdeutlicht, dass Veränderung durch konsequentes Change Management und agile Werte erreichbar ist – ein inspirierendes Modell für die Zukunft der Qualitätssicherung.