Autonomie des Teams erhöhen

Bei der kollaborativen Problemlösung geht es darum, das Wissen mehrerer Personen zu bündeln, um schneller zu besseren Lösungen zu kommen als jeder Einzelne es könnte. Sie hängt von der psychologischen Sicherheit ab, d.h. die Menschen müssen sich sicher genug fühlen, um sich zu äußern und ihre Erfahrungen zu teilen. Auch die Vielfalt im Team ist wichtig: Unterschiedliche Sichtweisen ergeben ein umfassenderes Bild des Problems, und ein klares gemeinsames Verständnis des Problems macht es einfacher, eine Lösung zu finden.

Das Wichtigste in Kürze

• Psychologische Sicherheit wird schneller zerstört, als sie aufgebaut wird: Ein einziger Vorwurf kann wochenlanges Vertrauen zunichte machen.
• Wenn ein Team nicht mindestens drei verschiedene Lösungen für ein Problem finden kann, ist das Problem noch nicht gut genug verstanden und muss weiter erforscht werden.
• Vielfalt im Team ist eine Grundvoraussetzung für die gemeinsame Problemlösung, denn jeder hat nur einen Teil des Bildes im Kopf, und unterschiedliche Sichtweisen führen zu einem umfassenderen und genaueren gemeinsamen Verständnis.
• Retrospektive Aktionen auf der täglichen Aufgabentafel sichtbar zu machen, einer Person zuzuordnen und als testbares Experiment zu formulieren, unterscheidet Aktionen, die durchgeführt werden, von Klebezetteln, die unangetastet bleiben.

Kollaborative Problemlösung beginnt damit, wie ein Team zusammenarbeitet

Die Art und Weise, wie ein Team Probleme löst, hängt davon ab, wie seine Mitglieder tagtäglich zusammenarbeiten. Ben Linders beschreibt Kultur als “wie wir die Dinge hier tun”, und diese einfache Definition ist wichtiger als jedes Toolset. Bei der kollaborativen Problemlösung geht es nicht um individuelle Stärke oder individuelles Wissen. Es geht darum, das Wissen der Menschen zu kombinieren, um eine bessere und oft auch schnellere Lösung zu finden.

Der Sinn der Zusammenarbeit ist das Ergebnis. Eine gemeinsam befundete Lösung ist wahrscheinlicher, dass das Problem effektiv gelöst wird, denn keine einzelne Person hat den Überblick über das Ganze. Jeder, der einen Teil des Problems miterlebt hat, trägt ein Stück des Puzzles bei. Die Arbeit besteht darin, diese Teile zusammenzubringen.

Warum es wichtiger ist, das Problem zu verstehen, als eine Lösung zu finden

Ein Problem zu lösen ist einfach, wenn du es verstanden hast. Der schwierige Teil ist das Verstehen. Die meisten Teams stürzen sich auf Lösungen, bevor sie ein gemeinsames Bild davon haben, was eigentlich passiert ist, und handeln am Ende auf den falschen Aspekt des Problems.

Ein gemeinsames Verständnis entsteht nur dann, wenn die Leute das, was sie gesehen haben, einbringen. Das bedeutet, dass man sich zu Wort meldet, mitteilt, was passiert ist, Ideen anbietet und die Teile des Puzzles auf den Tisch legt. Sonst bleibt das Bild unvollständig und die Lösung geht an der Grundursache vorbei.

Ben empfiehlt, viel länger in der Problemzone zu bleiben, als dir lieb ist. Nicht um sich über das Problem zu beschweren, sondern um ein tieferes Verständnis dafür zu entwickeln. Die Belohnung für diese Geduld ist, dass die Lösung oft offensichtlich wird, sobald das Bild klar ist.

Psychologische Sicherheit ist die Grundlage, nicht ein Nebeneffekt

Menschen tragen nur dann ihren Teil des Puzzles bei, wenn sie sich sicher genug fühlen, um zu sprechen. Wenn diese Sicherheit fehlt, schweigen die Leute, das vollständige Bild entsteht nie, und das Team arbeitet mit Lücken, von denen es nicht einmal weiß.

Der Aufbau psychologischer Sicherheit hat die Qualität von Huhn und Ei. Du brauchst Sicherheit, um an Sicherheit zu arbeiten. Ben nennt das “Bootstrapping”: Beginne damit, ein kleines Stück Sicherheit zu schaffen, auf dem du aufbauen kannst, anstatt zu erwarten, dass sich alle mit ein paar Übungen auf einmal wohlfühlen.

Eine Retrospektive ist ein guter Anfang. Bestimmte Techniken helfen den Leuten, sich wohl zu fühlen und zumindest etwas von ihrem Wissen weiterzugeben. Sobald das der Fall ist, wird es zu einer Grundlage, auf der du wachsen kannst. Sicherheit wird mit der Zeit aufgebaut, nicht eingeschaltet.

Die Kehrseite ist zerbrechlich. Was Wochen braucht, um aufgebaut zu werden, kann durch eine oder zwei Bemerkungen zerstört werden. Wer an der Teamkultur arbeitet, muss auf Verhaltensweisen achten, die sie zerstören, denn die Zerstörung geht viel schneller als der Aufbau.

Welche Verhaltensweisen die Sicherheit zerstören und wie man ihnen entgegenwirkt

Schuldzuweisungen und Schuldzuweisungen sind die typischen Killer. Sobald jemandem gesagt wird, dass er etwas falsch gemacht hat, schwindet die Bereitschaft zu teilen.

Eine Gegenmaßnahme ist die Oberste Direktive: Gehe davon aus, dass jeder das Beste getan hat, was er angesichts der Situation, seines Wissens und der Geschehnisse auf dem Weg dorthin tun konnte. Du hast immer noch ein Problem, also stellt sich die Frage, was das Team lernen und beim nächsten Mal anders machen kann. Durch die Annahme wird die Bedrohung beseitigt, ohne die Untersuchung zu beenden.

Für Moderatoren ist die Regel direkt. Wenn du merkst, dass die Schuldzuweisung beginnt, greifst du ein und lenkst das Gespräch wieder auf etwas Produktives. Eine nützliche Technik ist die Umformulierung: Anstatt jemandem zu sagen, dass er etwas falsch gemacht hat, beschreibe, was passiert ist. Benenne die Situation, nicht die Person.

Vielfalt macht das Bild reicher und stärkt den Wandel

Unterschiedliche Sichtweisen sind ein Gewinn, wenn du versuchst, ein Problem zu verstehen. Ein Team, in dem alle den gleichen Hintergrund haben und jeden Tag zusammenarbeiten, wird vielleicht nie das wahre Bild enthüllen. Gegensätzliche Perspektiven führen zu einer reichhaltigeren, tieferen Sicht auf das Geschehen.

Vielfalt fördert auch den Wandel. Ein Team ohne Vielfalt neigt dazu, stabil und festgefahren zu sein, weil niemand etwas initiiert. Zu viel Vielfalt kippt ins Chaos. Für die meisten Teams liegt das eigentliche Risiko in der anderen Richtung: zu wenig Vielfalt, nicht zu viel.

Bei der psychologischen Sicherheit geht es nicht darum, Konflikte zu vermeiden. Es geht darum, mit Konflikten auf reife Weise umzugehen. Bei der Problemlösung kommen in der Regel Konflikte zum Vorschein, und es ist produktiv, sich ihnen positiv zu nähern und sie zu verstehen, anstatt ihnen auszuweichen. Das Vermeiden von Konflikten löst das Problem nicht.

Wie du stillen Menschen Raum gibst, etwas beizutragen

Kommunikationsstarke und provokante Stimmen können einen Raum dominieren, während sich eher introvertierte Menschen zurückhalten. Oft haben die ruhigeren Menschen einen klareren Blick auf das, was tatsächlich passiert ist, als die extrovertierten. Ihre Ideen und Fragen sind genau das, was du brauchst.

Der Weg, sie hervorzulocken, ist einfach. Lade sie ein, zu sprechen, und bitte alle anderen, einen Moment zuzuhören. Wenn du diesen Raum schaffst, kann eine andere Sichtweise eintreten und das Bild vervollständigen.

Visualisiere das Problem, anstatt nur darüber zu reden

Reden allein hilft nicht weiter. Dinge aufzuschreiben und das Problem sichtbar zu machen, hilft den Menschen, es zu verstehen und zeigt, wo Informationen solide sind und wo sie fehlen.

Verschiedene Techniken passen zu unterschiedlichen Problemen:

• Kausalanalysediagramme zeichnen ein Problem von den oberflächlichen Ursachen bis zu den Grundursachen auf.
• Klebezettel sammeln und ordnen Informationen so, dass man sie umherschieben und neu anordnen kann.
• Zeichnungen und Bilder erfassen Aspekte, die mit Worten allein unscharf bleiben.

Der Grund für die Beweglichkeit ist, dass die Anfangsphase fließend bleiben soll. Du gehst zunächst auseinander, öffnest dich und sammelst alle verfügbaren Informationen. Dann nähert ihr euch einer Lösung an, sobald das Bild gut genug ist. Visuelle Artefakte machen beide Phasen einfacher zu handhaben.

Verlangt mindestens drei Lösungen, bevor ihr euch entscheidet

Wenn du nur eine Lösung hast, hast du das Problem noch nicht gut genug verstanden. Ben verweist hier auf Jerry Weinbergs Idee, mindestens drei verschiedene Lösungen zu finden, bevor du dich entscheidest.

Wenn du keine drei Möglichkeiten findest, solltest du die Situation noch einmal untersuchen, weil du noch zu wenig verstanden hast. Sobald du mehrere hast, kannst du dich entscheiden, und die Antwort kann sich als eine Kombination aus zwei oder drei davon herausstellen. Das Ziel ist eine echte Wahl, nicht nur eine Vermutung.

Warum retrospektive Aktionen auf dem Spielbrett sterben und wie man sie am Leben erhält

Aktionen bleiben stecken, wenn sie vage sind. Um den Kontakt mit der täglichen Arbeit zu überleben, muss eine Aktion wirklich umsetzbar sein: Es muss klar sein, was getan werden soll, wer es tun soll und wie. Füge auch die Erwartung hinzu, damit das Team weiß, welches Problem die Aktion lösen soll und was es als Ergebnis erwartet. Wenn du die Aktion wie ein Experiment mit einem vorhergesagten Ergebnis behandelst, bekommt sie eine Form.

Wenige Aktionen sind besser als viele. Strebe eine, zwei oder höchstens drei Aktionen an, die aus einer Retrospektive hervorgehen. Je weniger du dir vornimmst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie tatsächlich stattfinden.

Sichtbarkeit ist die andere Hälfte. Bringe die Aktionen dort an, wo die Leute sie jeden Tag sehen, auf der Aufgabentafel, egal ob physisch oder online. Reserviere einen Platz für sie oder verwandle sie in Aufgaben, die jemand aufheben und über die Tafel schieben kann. Überprüfe dann in der Besprechung, ob die Arbeit auch wirklich erledigt wird. Was sichtbar ist, wird erledigt.

Wie Gamification die Hemmschwelle senkt, sich zu Wort zu melden

Gamification bedeutet, Prinzipien aus Spielen zu übernehmen und sie außerhalb eines Spiels anzuwenden. Wenn sie zur Problemlösung eingesetzt wird, schafft sie ein Umfeld, in dem es leichter fällt, sich zu äußern. Es ist ein weiterer Weg zur psychologischen Sicherheit.

Spiele machen es auch normal, Dinge auszuprobieren. In einem Spiel experimentierst du, und wenn es fehlgeschlagen ist, verlierst du ein Leben und versuchst es nächste Woche erneut. Die gleiche Denkweise hilft, wenn man etwas in einem Team oder einer Organisation verändern will: Es kann funktionieren, es kann aber auch scheitern, also fühle dich sicher genug, es zu versuchen und sicher genug, um zu scheitern.

Ben führt in seinen Workshops ein Spiel über Hindernisse durch. Die Spieler/innen nehmen Signale auf, finden heraus, was das Hindernis wirklich ist und entscheiden dann, ob sie eine Maßnahme ergreifen oder ein Experiment durchführen wollen. Sie sammeln Punkte, es passieren Dinge auf dem Weg, sie können die Unterstützung des Managements gewinnen oder verlieren und sie können sogar im Gefängnis landen. Der Spaß steht im Vordergrund. In einem lockeren, neutralen Rahmen fällt es den Leuten leichter, über Dinge zu sprechen, die ihnen tatsächlich unangenehm sind, und sich auf das zu konzentrieren, was sie versuchen können, anstatt auf das, was sie nicht tun können.

Erste Schritte zur Durchführung einer kollaborativen Problemlösungssitzung

Beginne mit einem Problem, das wirklich wichtig ist. Frag, was das Team wach hält, was einen echten Unterschied machen würde, wenn es aus dem Weg geräumt würde. Führe ein Spiel nicht nur zum Spaß durch, sondern verankere es in einer Situation, die dem Team am Herzen liegt.

Ziehe einen neutralen Moderator hinzu. Jemand, der diese Art von Sitzung leitet, muss außerhalb des Problems stehen, möglicherweise sogar ohne die Details zu kennen, damit er dem Team helfen kann, es zu erkunden und Lösungen zu finden. Ihre Aufgabe ist es, die einzelnen Schritte des Prozesses zu leiten und die besten Informationen herauszufinden, nicht aber, ihre eigene Antwort durchzusetzen.

Prüfe das Umfeld, bevor du beginnst. Halte Ausschau nach Hürden, die du zuerst aus dem Weg räumen musst: jemand, der nicht darüber reden will, dem es unangenehm ist oder der überhaupt keine Lösung sieht. Räumt die wichtigsten Hindernisse vor der Sitzung aus dem Weg, damit das Team tatsächlich an dem Problem arbeiten kann, sobald es beginnt.