Produktiv, stressfrei und motivierend
Ich nutze schon lange “Zero Inbox” als Workflow für meine Email-Postfächer. Die Idee dahinter ist, wie der Name schon andeutet, den Posteingang des Mailprogramms leer zu halten und nicht als Aufgabenliste, Archiv oder ähnliches zu nutzen.
Was bringt mir Zero Inbox?
Ein Nutzen, den ich ganz praktisch finde, ist meine gesteigerte Produktivität bei der Bearbeitung von Emails. Ich kann mich fokussiert um die neuen, ankommenden Mails kümmern und sehe keine alten Mails, die seit Tagen, Wochen, Jahren im Posteingang gammeln und rufen “Hey, ich bin auch noch da”. Mit ein paar Anlaufschwierigkeiten zu Beginn ist es mir mittlerweile gelungen, die Zeit für die reine Emailverarbeitung von 2-3 auf ca. 1h pro Tag zu reduzieren. Noch dazu bietet es mir eine saubere Trennung zwischen Emails und Aufgaben/To-Do’s.
Rückblickend aber viel spannender: Ich habe keinen Stress mehr mit Emails. Ich weiß wo ich was finde und wie der Status ist. Dazu ist es mehrmals täglich ein gutes Gefühl, das letzte Mail aus dem Posteingang zu verschieben oder zu löschen. Das motiviert mich für die nachfolgenden Aufgaben.
Mein Workflow zu Zero Inbox
Um möglichst effizient durchzukommen, habe ich zwei Rahmenbedingungen etabliert:
- Push-Notifications und automatischer Emailabruf sind auf allen Geräten deaktiviert, d.h. Mails werden nur abgerufen, wenn ich das Mailprogramm oder die Mail-App öffne. Das hat einen einfachen Grund: ICH möchte entscheiden und die Kontrolle haben, wann ich Mails lese und mich nicht von Popups, Tönen oder Vibrationen ablenken lassen. Ich rufe meine Emails ca. alle 2-4h ab, wenn ich andere Tätigkeiten abgeschlossen habe.
- Archiv-Struktur: Es gibt keine mehr. Ich nutze seit Jahren nur noch einen Ordner: “Archiv”. Dieser umfasst per Stand heute 12.627 Mails. Über die Suchfunktion finde ich alles, was ich benötige und das schneller als in den Ordnerstrukturen, die ich mir früher aufgebaut habe.
- Bis auf ein paar Ausnahmen habe ich die meisten Newsletter abbestellt. Bei Blogs nutze ich RSS um von neuen Beiträgen zu erfahren.
Wenn ich nun meine Emails abrufe, prüfe und verarbeite ich alle eingehenden Mails:
- Werbung, Unwichtiges: wird sofort gelöscht
- Wichtige Informationen: lese ich und verschiebe sie in den Archiv-Ordner
- Mails, die schnell zu bearbeiten/beantworten sind: arbeite ich sofort ab
- Mails, die mehr Zeit benötigen oder andere Tasks beinhalten, leite ich an mein Aufgabenmanagement (meine To-Do-Liste) weiter und verschiebe das Mail ins Archiv oder lösche es.
- Mails, die Aufgaben für andere beinhalten oder andere besser lösen können, leite ich weiter und archiviere oder lösche sie dann. Ich nutze kaum Nachverfolgungen. Wenn, dann als Task in meiner Todo-Liste. Aber keine Markierungen, Fähnchen oder sonst etwas im Mailprogramm.
Voilà, der Posteingang ist leer. Das kostet mich meist 5-15 Minuten. Ohne Emailstress, dafür mit dem guten Gefühl, etwas effizient geschafft zu haben.
Häufig gestellte Fragen
Kann der E-Mail-Posteingang als Aufgabenliste dienen?
Davon rät der beschriebene Ansatz ab. Der Posteingang bleibt leer und wird weder als Aufgabenliste noch als Archiv genutzt. Aufgaben, die aus Mails entstehen, wandern in ein getrenntes Aufgabenmanagement, die Mail selbst ins Archiv oder in den Papierkorb. Der Vorteil: eine saubere Trennung zwischen Nachrichten und To-Do’s, ohne alte Mails, die wochenlang im Eingang liegen bleiben.
Lohnt sich der Umstieg auf einen konsequent leeren Posteingang zeitlich?
Im beschriebenen Fall sank der Aufwand für die reine E-Mail-Verarbeitung von 2 bis 3 Stunden auf rund eine Stunde pro Tag, nach einigen Anlaufschwierigkeiten am Beginn. Das eigentliche Leerräumen des Posteingangs dauerte pro Durchgang meist 5 bis 15 Minuten. Dazu kam der Effekt, keinen Stress mehr mit E-Mails zu haben, weil Status und Ablageort jederzeit klar waren.
Wie oft sollte man E-Mails abrufen, um konzentriert arbeiten zu können?
Der beschriebene Rhythmus liegt bei etwa alle 2 bis 4 Stunden, jeweils nach Abschluss anderer Tätigkeiten. Push-Benachrichtigungen und automatischer Abruf sind auf allen Geräten abgeschaltet, Mails kommen also erst beim Öffnen des Programms oder der App an. Der Grund ist die Kontrolle über den eigenen Zeitpunkt, statt sich von Popups, Tönen oder Vibrationen unterbrechen zu lassen.
Braucht man eine verzweigte Ordnerstruktur, um Mails wiederzufinden?
Nein. Der beschriebene Workflow kam über Jahre mit einem einzigen Ordner namens “Archiv” aus, der 2016 rund 12.600 Mails enthielt. Gesucht wird über die Suchfunktion des Mailprogramms, und das ging schneller als das Durchklicken der früher aufgebauten Ordnerstrukturen. Die Ablageentscheidung entfällt damit vollständig: archivieren oder löschen.
Was macht man mit Mails, deren Bearbeitung länger dauert?
Sie wandern nicht zurück in den Posteingang, sondern werden an das Aufgabenmanagement weitergeleitet. Danach wird die Mail archiviert oder gelöscht. Nach demselben Muster laufen Mails, die Aufgaben für andere enthalten oder von anderen besser gelöst werden: weiterleiten, dann archivieren oder löschen. Sofort beantwortet wird nur, was schnell zu erledigen ist.
Sind Fähnchen und Wiedervorlagen im Mailprogramm sinnvoll?
Der beschriebene Ansatz verzichtet weitgehend darauf. Nachverfolgungen werden kaum genutzt, Markierungen und Fähnchen im Mailprogramm gar nicht. Was verfolgt werden muss, wird als Aufgabe in der To-Do-Liste festgehalten. So bleibt der Status an einer Stelle sichtbar, statt sich auf zwei Systeme zu verteilen.
Wie geht man mit Newslettern und Blog-Benachrichtigungen um?
Die meisten Newsletter wurden abbestellt, nur wenige Ausnahmen blieben. Für neue Blogbeiträge diente RSS statt E-Mail. Damit trifft weniger im Posteingang ein, das ohnehin nur gelesen und weggeräumt werden müsste. Werbung und Unwichtiges wird beim Durchgang sofort gelöscht, wichtige Informationen nach dem Lesen archiviert.
